Das BAV Institut für Hygiene und Qualitätssicherung GmbH in Offenburg gehört zu den größten und modernsten mikrobiologischen Auftragslaboratorien in Deutschland. Um die Mengen an Proben täglich adäquat zu verarbeiten und auch zu verwalten, wurde jetzt der DokuMaat als weiterer Bestandteil des BAV-Labor-Informationsmanagement-Systems (LIMS) von der NOVA Software GmbH entwickelt.

Der komplette BAV Schriftverkehr (Probenergebnisse, Kundenaufträge, Rechnungen) wird jetzt elektronisch archiviert und im BAV.Lims-Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Alle internen Dokumente sind mit einem Barcode versehen, der den Dokumenttyp und die Zuordnung eindeutig definiert. Für externe Dokumente können Barcodes ausgedruckt werden, die die spätere Zuordnung definieren.

Alle Dokumente werden als Pdf-Dokumente eingescannt, zum Teil als Stapelverarbeitung des Scanners. Der BAV.Lims-DokuMaat-Dienst überwacht die neu erstellen Pdf-Dokumente. Er analysiert deren Inhalt (sucht nach Barcodes) und ordnet die Dokumente, die über den Barcode identifiziert wurden, dem BAV.Lims-Dokumentenmanagementsystem zu.

Jede Seite wird beim Einscannen in eine eigene Pdf-Datei gespeichert. Der DokuMaat fasst zusammengehörende Seiten wieder in ein Pdf-Dokument zusammen, wenn der Dokumenttyp und die Zuordnung identisch sind.

Leistungsdaten:
Automatisch zugeordnete Dokumente pro Tag: ca. 900 Pdf-Dokumente.
Bis jetzt verwaltete Dokumente: ca. 140.000 Pdf-Dokumente